Fitur Purchase — RFQ, PO, Approval
Proses Purchase yang Efisien dan Efektif dalam Odoo
Odoo memiliki fitur-fitur yang dapat membantu perusahaan menjalankan proses pembelian secara efisien dan efektif, terutama dalam konteks RFQ, PO, dan approval. Proses pembelian yang efisien dan efektif dalam Odoo dapat dijalankan dengan mengikuti proses-proses berikut:
1. Request for Quotation (RFQ)
RFQ adalah proses permintaan penawaran harga dari beberapa pemasok untuk mendapatkan harga terbaik untuk barang atau jasa yang dibutuhkan. Dalam Odoo, proses RFQ dapat dijalankan dengan memilih pemasok yang tepat, memilih produk yang akan dibeli, dan mengirim RFQ ke pemasok melalui email atau platform Odoo.
Pertama-tama, proses RFQ dapat dijalankan dengan membuat daftar item yang dibutuhkan dan mengirim permintaan penawaran harga kepada beberapa pemasok. Dalam Odoo, perusahaan dapat menggunakan fitur “Purchase RFQ” untuk membuat permintaan penawaran harga dan mengirimnya secara otomatis ke beberapa pemasok. Setelah itu, perusahaan dapat membandingkan penawaran harga dari beberapa pemasok dan memilih yang terbaik. Secara detail, berikut ini langkah-langkah untuk membuat RFQ di Odoo:
Pertama, masuk ke modul Purchase di Odoo. Pilih menu “Requests for Quotation” untuk membuka daftar RFQ yang sudah dibuat. Klik tombol “New” untuk membuat RFQ baru. Isi informasi RFQ seperti nama, deskripsi, tanggal berakhir, dan pemasok yang akan menerima RFQ. Tambahkan daftar item yang akan dibeli, jumlah, dan harga yang diinginkan. Setelah selesai mengisi semua informasi, klik tombol “Send by Email” untuk mengirim RFQ ke pemasok yang dipilih. Pilih template email dan tambahkan pesan tambahan jika diperlukan. Setelah selesai, klik tombol “Send” untuk mengirim RFQ ke pemasok. Setelah RFQ terkirim, status RFQ pada halaman pojok kanan Odoo juga akan berubah menjadi purchase order, di mana perusahaan dapat menunggu penawaran harga dari pemasok. Kemudian, perusahaan dapat membandingkan penawaran harga dari beberapa pemasok dan memilih yang terbaik. Setelah memilih pemasok, perusahaan dapat membuat Purchase Order untuk melanjutkan proses pembelian.
2. Purchase Order (PO)
PO adalah proses pembuatan pesanan pembelian yang berisi rincian tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman yang diinginkan. Dalam Odoo, proses PO dapat dijalankan dengan membuat PO baru berdasarkan RFQ yang telah diterima atau dengan membuat PO baru dari awal. PO dapat diatur dengan mudah dalam Odoo dengan memasukkan rincian produk, harga, jumlah, dan informasi pengiriman.
Setelah memilih pemasok, proses selanjutnya adalah membuat PO. Dalam Odoo, perusahaan dapat menggunakan fitur “Purchase Order” untuk membuat PO yang berisi rincian tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman yang diinginkan. PO kemudian dapat dikirim ke pemasok untuk dikonfirmasi. Setelah PO dikonfirmasi, barang atau jasa dapat dikirimkan dan diterima oleh perusahaan.
Berikut ini langkah-langkah membuat PO dalam Odoo:
Masuk ke modul Purchase di Odoo. Pilih menu “Orders” kemudian klik “Purchase Orders” untuk membuka daftar PO yang sudah dibuat. Klik tombol “New” untuk membuat PO baru. Isi informasi PO seperti nama, deskripsi, tanggal PO, dan pemasok yang akan menerima PO. Tambahkan daftar item yang akan dibeli, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman yang diinginkan. Setelah selesai mengisi semua informasi, klik tombol “Save” untuk menyimpan PO. Jika PO belum dikonfirmasi oleh pemasok, klik tombol “Confirm Order” untuk mengirim PO ke pemasok dan mengkonfirmasi pesanan. Setelah PO dikonfirmasi, barang atau jasa yang dibeli dapat dikirimkan dan diterima oleh perusahaan. Setelah PO dibuat, perusahaan dapat menunggu barang atau jasa yang dibeli sampai tiba.
Jika ada masalah atau perubahan yang perlu dilakukan pada PO, perusahaan dapat melakukan perubahan pada PO (revisi) atau membuat PO baru yang menggantikan PO yang lama. Selain itu, perusahaan juga dapat memonitor status pembelian dan persetujuan pembelian di Odoo untuk memastikan bahwa semua pembelian berjalan dengan baik.
3. Approval
Approval adalah proses persetujuan pembelian yang dilakukan oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan, seperti manajemen atau atasan yang sesuai. Dalam Odoo, proses approval dapat diatur dengan membuat aturan persetujuan pembelian berdasarkan nilai pembelian atau jenis produk yang dibeli. Dengan aturan persetujuan yang tepat, proses approval dapat dijalankan secara otomatis di Odoo.
Setelah PO dibuat, proses approval perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pembelian sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan. Dalam Odoo, perusahaan dapat menggunakan fitur “Purchase Approval” untuk menetapkan aturan persetujuan pembelian, seperti jumlah anggaran, jenis item, atau level persetujuan. Setelah PO mencapai batas yang ditentukan, PO akan memerlukan persetujuan dari atasan yang sesuai sebelum pembelian dapat dilakukan.
Berdasarkan pemaparan di atas harus ada user yang mendapatkan hak akses untuk melakukan approval, misalnya dalam melakukan pembelian user harus mendapatkan persetujuan oleh manajer.
Berikut ini langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengatur approval pada Odoo:
Pertama-tama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa fitur approval telah diaktifkan pada modul purchase dan bahwa pengguna yang akan diberikan hak akses telah memiliki hak akses untuk melakukan approval. Caranya dengan membuat user dan mensetting hak aksesnya untuk dapat melakukan approval. Pertama-tama pilih menu Setting → dalam User pilih Manage user dan Klik User yang ingin diatur atau diperbaharui hak aksesnya. Untuk mengatur approval, pada menu Purchase klik configuration → setting → dalam Orders pastikan telah mengaktifkan approval ditandai dengan ceklist Purchase Order Approval dan mensetting perizinan apa yang akan diterapkan misalnya Minimum Amount. Ceklist Lock Confirmed Orders, Purchase Agreements, Receipt Reminder, maupun warningnya.
Jika approval telah diatur, maka setiap kali user staff membuat RFQ melebihi minimum pembelian yang telah diatur tersebut, dia harus mendapatkan perizinan (approval) terlebih dahulu dari atasannya. Hal ini terlihat pada halaman pojok kanan layar status RFQ menjadi to approve yang mana harus menunggu di setujui oleh atasan terlebih dahulu untuk dapat di lock dan dilakukan pembayaran.
