Purchase to Pay(P2P)
Procure to Pay (P2P) adalah sebuah siklus bisnis yang mencakup semua aktivitas mulai dari pengadaan barang atau jasa hingga pembayaran dilakukan kepada pemasok. Proses P2P sangat penting bagi organisasi karena dapat membantu meningkatkan efisiensi operasi dan mengontrol biaya dengan lebih baik. P2P juga dapat membantu organisasi untuk meminimalkan risiko pembelian yang tidak efektif dan tidak terkendali.
Proses P2P dimulai dengan permintaan pembelian, di mana departemen yang memerlukan barang atau jasa tertentu mengajukan permintaan kepada manajemen. Setelah permintaan dibuat, proses pengadaan dimulai, termasuk pencarian vendor, pengajuan RFQ, negosiasi harga, dan pemilihan vendor. Setelah vendor dipilih, pembelian dilakukan, faktur diterima, dan pembayaran dilakukan. Namun, proses P2P tidak selalu mulus dan dapat menimbulkan masalah jika tidak dikelola dengan baik. Beberapa masalah yang mungkin terjadi dalam proses P2P termasuk kesalahan faktur, lambatnya persetujuan pembelian, kesulitan dalam memenuhi persyaratan pajak, masalah kualitas barang dan jasa, dan penundaan dalam pembayaran.
Untuk mengatasi masalah tersebut, organisasi perlu memperhatikan aspek-aspek penting dalam proses P2P, termasuk otomatisasi proses, standarisasi proses, peningkatan visibilitas, pengelolaan risiko, dan pemenuhan persyaratan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Dalam makalah Procure to Pay ini, penulis akan membahas secara detail tentang proses P2P pada UMKM CV. Huni Raya Group, beserta pemetaan alur proses bisnis dari perusahan tersebut.
CV. Huni Raya Group merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa tour dan travel di Indonesia. Perusahaan ini berkantor pusat di Pasuruan Jawa Timur dan memiliki dua kantor cabang yaitu di Surabaya dan Jakarta. CV. Huni Raya Group melayani paket tour seluruh destinasi wisata Indonesia (Bromo, Bali, Jogja dll) dan study tour, serta melayani Reservasi Hotel (untuk group) di seluruh Indonesia.
CV. Huni Raya Group memiliki visi untuk menjadi penyedia jasa pariwisata terbaik di Indonesia dengan mengutamakan profesionalitas pelayanan dan kepuasan wisatawan, untuk mendukung tercapainya visi tersebut CV Huni Raya juga berusaha untuk membangun kemitraan yang saling menguntungkan dengan mitra bisnis dan memperluas jaringan bisnisnya ke seluruh Indonesia.
Berikut ini adalah proses bisnis Purchase to Pay (P2P) dari CV. Huni Raya Group secara terperinci:
- Permintaan pembelian
Permintaan pembelian dilakukan oleh customer service yang mendapatkan reservasi dari customer atas jasa yang ditawarkan oleh CV. Huni Raya Group. Permintaan ini harus disetujui oleh owner perusahaan yang berwenang sebelum memasuki tahap pengadaan.
2. Pencarian mitra
Setelah permintaan pembelian disetujui, departemen pembelian akan melihat daftar mitra yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan pembelian. Mitra-mitra yang berkolaborasi telah terdaftar dalam sistem yang dimiliki oleh CV. Huni Raya Group.
3. Pengajuan RFQ
Setelah mitra yang sesuai dipilih, departemen pembelian akan mengirimkan Request for Quotation (RFQ) kepada mitra untuk mendapatkan penawaran harga.
4. Negosiasi harga
Setelah mendapatkan penawaran harga dari mitra, departemen pembelian akan melakukan negosiasi harga untuk memastikan harga yang ditawarkan adalah yang terbaik.
5. Pemilihan mitra
Setelah negosiasi harga selesai, departemen pembelian akan memilih mitra yang terbaik dan mengirimkan Purchase Order (PO) kepada mitra.
6. Pembelian
Setelah PO diterima oleh mitra, mitra akan menyediakan jasa sesuai dengan kesepakatan (misalnya paket foto prewedding Bromo).
7. Faktur
Mitra akan mengirimkan faktur kepada perusahaan sesuai dengan harga yang disepakati.
8. Verifikasi faktur
Departemen akuntansi akan memverifikasi faktur dan memastikan bahwa harga, jumlah, dan kualitas barang atau jasa yang diterima sesuai dengan kesepakatan.
9. Pembayaran
Setelah verifikasi faktur selesai, departemen akuntansi akan membuat pembayaran kepada mitra sesuai dengan ketentuan pembayaran yang disepakati.
10. Rekonsiliasi
Departemen pembelian akan melakukan rekonsiliasi pembelian untuk memastikan bahwa pembelian telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan atau penyalahgunaan yang terjadi.
Alur Proses Bisnis CV. Huni Raya Group
Berikut ini merupakan diagram alur proses bisnis CV. Huni Raya Group:
